Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności oraz sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.

Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu wydaje się wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni powinno się uwzględnić nie tylko i wyłącznie podstawowe czynności, niemniej jednak również momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. Jeżeli już kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może zmienić organizację całego stanowiska.

Na codzienne użytkowanie wpływa również sposób przechowywania towarów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę bardzo często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, jednakże przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz także: kotły warzelne). Nie chodzi ponadto tylko o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W małych kuchniach ograniczeniem staje się każdy dodatkowy element, dlatego powinno się brać pod uwagę jego rzeczywiste wykorzystanie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie towarów między kolejnymi etapami przygotowania.

Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, niemniej jednak równie istotne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może posiadać odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeżeli jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Powinno się również sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy planowaniu warto uwzględnić również hałas, ciepło i parę powstające podczas pracy niektórych elementów (zobacz więcej: kuchnie gazowe do gastronomii). Ich obecność może mieć znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.

Znaczenie moraz okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej sprawdzeniu, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących wprost przy ścianie lub w zabudowie trzeba uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto również przewidzieć miejsce na elementy ruchome, tj. pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach bardzo szybko zmienia organizację stanowiska. Z czasem mogą pojawić się też nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, wręcz jeśli na starcie odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.

Więcej informacji: sprzęt gastronomiczny.