Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w bardzo wielu przypadkach, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów lub innych wydarzeń, podczas których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze umożliwia bardzo szybko wyszukać potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.

W takich wypadkach organizowane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich budowy znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, ale także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Zupełnie inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (warto zobaczyć: transkrypcje cennik). W takich wypadkach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może zmienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego rodzaju może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców oraz oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest także zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda zależy od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Warto zobaczyć: stenogram.